İnsan kaynakları programı (İK yazılımı), işe alımdan işten çıkışa kadar çalışanla ilgili bütün kayıtları ve süreçleri tek sistemde yöneten yazılımdır. Özlük bilgileri, izinler, giriş-çıkışlar, puantaj, bordro ve talepler ayrı dosyalarda değil, birbirine bağlı tek bir veri tabanında tutulur. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK, bu süreçleri bulut tabanlı tek panelde sunan bir insan kaynakları programıdır; kurulum gerektirmez, tarayıcıdan ve telefondan kullanılır.
Bu sayfa İK programının genel kapsamını anlatır: hangi modüllerden oluşur, dağınık araçlarla çalışmaktan farkı nedir, Kurumsal İK'ya geçiş nasıl yapılır ve bir İK yazılımı seçerken hangi sorular sorulmalıdır.
İnsan kaynakları programı hangi modüllerden oluşur?
Bir İK programının değeri, modüllerin aynı çalışan kaydını paylaşmasından gelir: işe alınan aday çalışana dönüşür, çalışanın giriş-çıkışı puantajı, puantajı bordroyu oluşturur. Kurumsal İK'daki modüller ve sağladıkları:
| Modül | Ne sağlar? |
|---|---|
| Özlük dosyası | Kimlik, iletişim, çalışma bilgileri, belgeler; şube ve departman bağlantısı |
| İzin yönetimi | Yasal izin hakkı hesabı, izin talepleri, onay süreçleri |
| Avans ve mesai talepleri | Çalışanın telefondan talep açması, yöneticinin onaylaması |
| Giriş-çıkış (PDKS) | Cihazsız kayıt: şube QR kodu ya da çalışma takvimine göre otomatik kayıt |
| Puantaj | Aylık çalışma günü, izin, tatil ve fazla mesai çizelgesi |
| Bordro | Brütten nete ve netten brüte hesap, işveren maliyeti |
| SGK hazırlığı | Prim günü ve aylık bildirge için Excel ön hazırlığı |
| İşe alım | İlan, başvuru, aday değerlendirme ve mülakat takibi |
| Zimmet ve masraf | Çalışana verilen demirbaşlar ve masraf kayıtları |
| İcra takibi | Çalışan hakkındaki icra dosyalarının izlenmesi |
| İşten çıkış | SGK çıkış kodu; kıdem, ihbar ve kullanılmamış izin için tahmini hesap |
| Yönetim | Çok şube, rol ve yetki, iki adımlı giriş, telefona yüklenebilir panel (PWA) |
Dağınık araçlar ile insan kaynakları programı arasındaki fark
Birçok işletme İK işini Excel tabloları, kâğıt izin formları, mesajlaşma uygulamaları ve ayrı bir bordro hizmetiyle yürütür. Bu düzen küçük ekipte işler, fakat her yeni çalışan ve şubeyle yükü artar.
| Konu | Dağınık araçlar | İnsan kaynakları programı |
|---|---|---|
| Çalışan bilgisi | Birden fazla dosyada, farklı sürümler | Tek özlük kaydı |
| İzin talebi | Kâğıt form ya da mesaj | Telefondan talep, tanımlı onay akışı |
| İzin bakiyesi | Elle hesap | Kıdem ve yaşa göre otomatik hak hesabı |
| Ay sonu puantaj | Şubelerden toplanan listeler | Giriş-çıkış ve izinlerden otomatik |
| Bordroya veri | Elle aktarım | Puantajdan doğrudan |
| Yetki | Dosyayı alan herkes görür | Rol ve yetkiye göre erişim |
| Geçmiş kayıt | Kaybolabilir, izlenmesi zor | Talepler ve onaylar kayıt altında |
Kurumsal İK'ya geçiş nasıl yapılır?
- Hesap açılır. 14 gün ücretsiz deneme ile kayıt olunur; kurulum ya da sunucu gerekmez.
- Şirket yapısı kurulur. Şubeler, departmanlar ve unvanlar tanımlanır; resmi tatiller sistemde hazır gelir.
- Çalışma takvimi belirlenir. Mesai günleri, saatleri ve molalar girilir. Varsayılan takvim yeni eklenen her çalışana otomatik atanır.
- Çalışanlar eklenir. Çalışanlar tek tek ya da toplu içe aktarma ile sisteme alınır, özlük bilgileri tamamlanır.
- Onay süreçleri tanımlanır. İzin, mesai ve avans talepleri için kimin hangi sırayla onaylayacağı belirlenir.
- Giriş-çıkış başlatılır. Şube QR kodları asılır, masa başı çalışanlar için otomatik kayıt açılır.
- İlk ay sonu kapatılır. Puantaj kontrol edilir, bordro hesaplanır ve SGK ön hazırlığı alınır.
Ekranlar telefona uygulama gibi yüklenebildiği için çalışanların mağazadan ayrı bir uygulama indirmesi gerekmez.
Çalışan tarafında İK programı nasıl görünür?
Bir İK programı yalnızca yöneticinin aracı değildir; çalışanın da günlük işini kolaylaştırmalıdır. Kurumsal İK'da her çalışanın kendi paneli bulunur ve bu panel telefona uygulama gibi yüklenebilir. Çalışan bu panelden:
- Şubedeki QR kodu okutarak giriş-çıkış yapar ve kendi kayıtlarını görür.
- İzin, avans ve fazla mesai talebi oluşturur, talebin hangi onay adımında olduğunu izler.
- Kalan izin hakkını ve geçmiş izinlerini görür.
- Yönetici yetki verdiyse kendi bordrosunu görüntüler.
Çalışanların talepleri tek bir kanaldan geldiği için yöneticinin mesajlarda, e-postalarda ve kâğıt formlarda kaybolan talepleri ayıklaması gerekmez; her talep, onay ya da ret kaydıyla birlikte saklanır.
Hangi modül hangi soruyu yanıtlar?
Her modül için ayrıntılı bir sayfamız bulunuyor:
- Günlük devam, özlük ve sahadaki ekiplerin takibi için personel takip programı.
- İzin hakları, talep ve onay akışı için izin takip programı.
- Ücret hesabı, kesintiler ve işveren maliyeti için bordro programı.
- Kart okuyucusuz giriş-çıkış için PDKS programı.
İnsan kaynakları programı kimler için uygun?
- KOBİ'ler: İK işini bir ya da iki kişinin yürüttüğü, ayrı bir İK departmanı olmayan işletmeler.
- Çok şubeli işletmeler: Perakende ve mağaza zincirleri, restoranlar, hizmet şubeleri.
- Saha ve vardiya ağırlıklı işletmeler: Güvenlik, temizlik, inşaat, üretim ve fabrikalar.
- Büyüyen şirketler: Excel ile başlayıp çalışan sayısı arttıkça düzene ihtiyaç duyanlar.
Kimler için uygun olmayabilir?
Turnike, parmak izi ya da yüz tanıma cihazlarıyla doğrudan entegrasyon, e-Bildirge'ye otomatik gönderim veya muhasebe programına doğrudan aktarım şart olan işletmeler bu ihtiyaçları Kurumsal İK'da hazır bulamaz. Performans değerlendirme ya da eğitim yönetimi gibi kapsamlı yetenek yönetimi araçları arayan büyük kurumlar da beklentilerini önceden karşılaştırmalıdır. Kurumunuza özel bir akış gerekiyorsa Demirtaş Sistem'in özel yazılım geliştirme hizmeti değerlendirilebilir.
İK yazılımı seçerken sorulacak sorular
- Hangi modüller standart pakette, hangileri üst pakette yer alıyor?
- Giriş-çıkış için donanım gerekiyor mu, yeni şube ne kadar sürede eklenebiliyor?
- İzin hakları mevzuata göre otomatik hesaplanıyor mu?
- Onay süreçleri şirketin yapısına göre özelleştirilebiliyor mu?
- Puantaj ve bordro aynı sistemde mi?
- Rol ve yetki tanımları ne kadar ayrıntılı, iki adımlı giriş var mı?
- Fiyat çalışan başına mı, deneme süresi var mı, veriler dışa aktarılabiliyor mu?
Bu soruların ayrıntılı açıklaması için İK yazılımı seçim kriterleri rehberimizi okuyabilirsiniz.
Kurumsal İK paketleri çalışan başına aylık Ücretsiz (10 çalışana kadar), Temel 59 TL, Profesyonel 119 TL ve Kurumsal 179 TL olarak fiyatlandırılır; fiyatlara KDV dahil değildir.