Puantaj programı, çalışanların bir ay boyunca çalıştığı, hafta tatili ve resmi tatil yaptığı, izinli, raporlu ya da devamsız olduğu günleri ve fazla mesai sürelerini otomatik olarak çizelgeye döken yazılımdır. Ay sonunda "kim kaç gün çalıştı, kaç saat fazla mesai yaptı?" sorusunun yanıtını verir. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK, giriş-çıkış kayıtlarını, onaylı izinleri ve resmi tatilleri birleştirerek aylık puantajı ve SGK prim gününü hazırlar; puantajı ayrı bir tabloya elle taşımaya gerek kalmaz.
Bu sayfa puantajın ay sonu hesabına odaklanır: puantaj cetvelinde neler bulunur, Excel ile yazılım arasındaki fark nedir, Kurumsal İK'da aylık puantaj adım adım nasıl oluşur ve bir puantaj programı seçerken nelere bakılmalıdır.
Puantaj nedir, neden önemlidir?
Puantaj, bir çalışanın belirli bir dönemdeki devam durumunun gün gün kaydıdır. Türkiye'de çoğu işletme puantajı aylık tutar, çünkü ücret ödemesi ve SGK'ya verilen aylık prim ve hizmet belgesi de aylıktır.
Puantajın doğruluğu üç sonucu doğrudan etkiler:
- Ücret: Eksik gün, ücretsiz izin ve fazla mesai doğrudan bordroya yansır.
- SGK prim günü: Çalışanın ay içinde kaç gün sigortalı sayılacağı puantajdan çıkar.
- Yıllık izin bakiyesi: Kullanılan izin günleri puantajda işaretlenmezse izin hakları yanlış hesaplanır.
Puantajın elle nasıl tutulduğunu adım adım öğrenmek isterseniz puantaj nasıl tutulur rehberimize göz atabilirsiniz. Bu sayfada yazılımla otomatik puantaj anlatılıyor.
Puantaj cetvelinde hangi bilgiler bulunur?
Bir puantaj cetveli genellikle her çalışan için bir satır, ayın her günü için bir sütundan oluşur. Her hücreye o günün durumu bir kodla yazılır. Kurumsal İK'da kullanılan gün kodları şöyledir:
| Kod | Anlamı | Puantaja etkisi |
|---|---|---|
| N | Normal çalışma | Çalışılan gün; o günkü çalışma süresi gösterilir |
| H | Hafta tatili | Ücretli tatil günü olarak sayılır |
| T | Resmi tatil | Genel tatil günü; çalışıldıysa ayrıca görünür |
| S | Yıllık izin | Onaylı yıllık izin; devamsızlık sayılmaz |
| R | Raporlu | Raporlu gün; prim günü hesabında ayrı değerlendirilir |
| İ | İzinli | Onaylı diğer izinler |
| E | Eksik gün | Kayıt olmayan iş günü; devamsızlık |
| Y, K, C | Yarım gün, yarım gün resmi tatil, yarım gün hafta tatili | Yarım günlük durumlar (ör. arife günleri) |
Satırın sonunda çalışanın aylık toplam çalışma süresi ve fazla mesai süresi yer alır. Gün detayı açıldığında her günün çalışılan saati ayrı ayrı görülür.
Excel ile puantaj ve puantaj programı karşılaştırması
| Konu | Excel ile puantaj | Puantaj programı (Kurumsal İK) |
|---|---|---|
| Veri girişi | Her gün ya da ay sonunda elle | Giriş-çıkış, izin ve tatillerden otomatik |
| Resmi tatiller | Her yıl elle işaretlenir | Resmi tatil takvimi sistemde hazır gelir |
| İzinler | Ayrı izin listesinden aktarılır | Onaylanan izin puantaja kendiliğinden işler |
| Fazla mesai | Formülle, satır satır | Çalışma takvimini aşan süre otomatik ayrılır |
| Çok şube | Şube başına ayrı dosya | Tek panel, şube ve departman filtresi |
| Hata riski | Kopyala-yapıştır ve formül hataları | Kaynağından gelen veri, tek kayıt |
| Dışa aktarma | Zaten Excel | Gerektiğinde Excel olarak indirilebilir |
Excel küçük ve sabit bir ekip için yeterli olabilir. Çalışan sayısı, şube ya da vardiya düzeni arttığında ay sonu puantajı günler süren bir işe dönüşür; puantaj programı bu işi kayıtların kendisinden üretir.
Kurumsal İK'da aylık puantaj nasıl oluşur?
- Çalışma takvimi tanımlanır. Her çalışana bir çalışma takvimi atanır: hangi günler çalışılacağı, mesai başlangıç ve bitiş saati, mola süresi. Takvim atanmamış çalışan şirketin varsayılan takvimini kullanır.
- Giriş-çıkış kayıtları toplanır. Sahadaki çalışanlar şube QR kodunu telefonla okutur, masa başı çalışanların kaydı takvime göre otomatik oluşur, gerekirse yönetici kaydı elle girer. Ayrıntılar için PDKS programı sayfasına bakabilirsiniz.
- Süreler hesaplanır. Her kayıt için mola düşülmüş çalışma süresi bulunur; takvimdeki günlük süreyi aşan kısım fazla mesai olarak ayrılır.
- İzin ve tatiller işlenir. Onaylanan izin talepleri ve resmi tatiller ilgili günlere kendi kodlarıyla yazılır. Kaydı olmayan iş günleri eksik gün olarak görünür.
- Ay sonu puantaj görüntülenir. Puantaj ekranında dönem seçilir; şube ve departmana göre filtrelenir. Puantajdaki çalışan sayısı, toplam çalışılan süre ve toplam fazla mesai özet olarak görülür.
- Kontrol ve dışa aktarma. Hatalı ya da eksik kayıt varsa yönetici giriş-çıkışı düzeltir; puantaj Excel olarak indirilebilir.
- Bordroya geçiş. Puantajdan çıkan gün ve süre bilgileri bordro programı tarafında ücret hesabına ve SGK prim gününe esas alınır.
Fazla mesai puantajda nasıl hesaplanır?
Kurumsal İK, bir günün fazla mesaisini o günün çalışma takvimine göre belirler: takvimdeki mesai süresinden mola çıkarılır, çalışanın mola düşülmüş fiili süresi bu süreyi aşıyorsa aşan kısım fazla mesai sütununa yazılır. Ay toplamında normal çalışma ve fazla mesai ayrı görünür.
Mevzuatta fazla çalışma, haftalık 45 saati aşan çalışmadır ve her saati için saatlik ücretin yüzde 50 fazlası ödenir; yıllık fazla çalışma en çok 270 saattir. Haftalık hesap ve ücret örnekleri için fazla mesai hesaplama rehberimize bakabilirsiniz. Çalışanlar fazla mesai taleplerini telefondan oluşturabilir; talepler tanımlı onay sürecinden geçer.
Puantaj programı kimler için uygun?
- Ay sonunda puantajı elle toplayan işletmeler: Şubelerden gelen imza listelerini ya da Excel dosyalarını birleştirmekle uğraşanlar.
- Çok şubeli ve sahada çalışan ekipler: Güvenlik şirketleri, temizlik ve tesis yönetimi, inşaat gibi personelin farklı noktalarda çalıştığı işler.
- Fazla mesaisi yoğun işletmeler: Üretim, perakende ve hizmet sektöründe saat bazında takip gerekenler.
- Bordroyu dışarıdan yaptıranlar: Puantajı düzenli ve okunur biçimde mali müşavire ya da bordrocuya iletmek isteyenler.
Kimler için uygun olmayabilir?
Çalışma süresi takibi gerekmeyen, yalnızca birkaç kişilik ve her ay aynı gün sayısıyla çalışan bir ekip için ayrı bir puantaj programı gereksiz olabilir. Turnike ya da biyometrik cihazla geçiş kontrolünün zorunlu olduğu yerlerde Kurumsal İK cihaz entegrasyonu sunmaz; bu işletmeler giriş-çıkışı kendi sistemlerinde tutup izin, bordro ve özlük tarafında Kurumsal İK'yı kullanabilir.
Puantaj programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
- Veri kaynağı: Puantaj giriş-çıkış kayıtlarından otomatik mi oluşuyor, yoksa yine elle mi doldurulacak?
- Çalışma takvimi esnekliği: Farklı mesai saatleri, molalar ve gece yarısını aşan mesailer tanımlanabiliyor mu?
- İzin ve tatil entegrasyonu: Onaylanan izinler ve resmi tatiller puantaja kendiliğinden işleniyor mu?
- Düzeltme imkânı: Unutulan ya da hatalı kayıtlar kolayca düzeltilebiliyor, elle girilen kayıtlar ayırt edilebiliyor mu?
- Bordroya bağlantı: Puantaj aynı sistemde bordroya ve SGK prim gününe aktarılıyor mu?
- Dışa aktarma: Gerektiğinde Excel çıktısı alınabiliyor mu?
- Fiyat: Çalışan başına mı ücretlendiriliyor, ücretsiz deneme var mı?
Kurumsal İK'nın paketleri Ücretsiz (10 çalışana kadar), Temel (59 TL), Profesyonel (119 TL) ve Kurumsal (179 TL) olarak çalışan başına aylık fiyatlandırılır; fiyatlara KDV dahil değildir ve ücretli paketler 14 gün ücretsiz denenebilir.