Fabrika personel takibi, üretim tesisinde postalar halinde çalışan işçilerin ve idari ofis personelinin giriş-çıkış, fazla mesai, izin ve ekipman kayıtlarının tek sistemde tutulmasıdır. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK, üretim personelinden QR kodla, ofis personelinden çalışma takvimine göre otomatik kayıt alır; bu kayıtları puantaj, SGK prim günü ve bordroya bağlar.
Üretimde personel takibinin kendine özgü sorunları
Bir fabrikada aynı çatı altında farklı çalışma düzenleri bir arada bulunur: gündüz, akşam ve gece postaları, sabit saatli idari kadro, sipariş yoğunluğunda artan fazla mesai. Bu çeşitlilik şu sorunları doğurur:
- Postalı çalışma: Gece postasında çalışan işçinin süresi, posta değişimindeki dinlenme ve haftalık toplam saat dikkatle izlenmelidir.
- Fazla mesainin sözlü yürümesi: Sipariş yetişmediğinde ustabaşı "bugün iki saat kalıyoruz" der; ama bu saatlerin kimin için, ne zaman onaylandığı kayda geçmez.
- Karışık kadro: Mühendis, muhasebe ve satış ekibi sabit saatte çalışırken üretim hattı postalarla çalışır. Herkesi aynı yöntemle takip etmek ya gereksiz yük ya da eksik kayıt yaratır.
- Kişisel koruyucu donanım: Baret, iş ayakkabısı, eldiven ve gözlük düzenli olarak dağıtılır. Kime ne verildiğinin kaydı denetimde ve ayrılışta önem kazanır.
- Ay sonu yoğunluğu: Puantaj, fazla mesai listeleri ve izinler farklı yerlerden toplanır; bordro günü her ay aynı sıkışıklığı yaşar.
Fabrikada çalışma süresiyle ilgili temel kurallar
4857 sayılı İş Kanunu'na göre haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir ve günlük çalışma 11 saati aşamaz. Gece çalışması 7,5 saati geçemez; turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmetlerindeki yazılı onaylı istisna genel üretim işlerine uygulanmaz. Postası değiştirilen işçi kesintisiz en az 11 saat dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamaz. Fazla çalışma saatlik ücretin %50 fazlasıyla ödenir ve yıllık 270 saati geçemez. Hesap örnekleri için fazla mesai hesaplama rehberimize bakabilirsiniz.
Kurumsal İK fabrikalarda nasıl kullanılır?
Çalışana göre giriş-çıkış yöntemi
Kurumsal İK'da giriş-çıkış takibi çalışan bazında seçilir. İdari ofis personeli için "otomatik" seçildiğinde kayıt çalışma takvimine göre her iş günü kendiliğinden oluşur. Üretim personeli için "QR ile" seçildiğinde kayıt yalnız fabrika girişindeki QR kod okutulduğunda oluşur; okutma olmayan iş günü devamsız görünür.
Postalara göre çalışma takvimleri
Her posta için ayrı çalışma takvimi tanımlanabilir; her gün için başlangıç, bitiş ve mola saatleri girilir. Çalışanın tek bir etkin takvimi olur; posta değiştiğinde takvim ataması güncellenir. Vardiyalı çalışmaya genel bakış için vardiya takip sayfasına göz atabilirsiniz.
Fazla mesai talebi ve onayı
Fazla mesai, çalışanın telefonundan tarih ve saat aralığıyla talep olarak oluşturulur ve tanımlı onay sürecinden geçer; örneğin önce vardiya amiri, sonra üretim müdürü onaylar. Onaylanan talepler ay sonunda bordro hazırlanırken başvurulan kayıttır.
Zimmet, izin ve bordro
Kişisel koruyucu donanım ve el aletleri zimmet olarak işlenir. İzin talepleri telefondan gelir; onaylı izinler ve resmi tatiller devamsızlıktan ayrılır. Ay sonunda puantaj ve SGK prim günü oluşur, bordro brütten nete ya da netten brüte hesaplanır.
Örnek bir aylık akış
Örnek bir plastik enjeksiyon tesisinin üç postayla çalıştığını ve ayrıca bir idari ofisi olduğunu düşünelim:
- Takvimler kurulur. Sabah, akşam ve gece postaları ile idari ofis için dört ayrı çalışma takvimi oluşturulur.
- Takip yöntemi seçilir. İdari personel için otomatik kayıt, üretim personeli için QR ile takip ayarlanır; QR kod personel girişine asılır.
- KKD dağıtılır. İşe başlayan işçiye verilen baret, ayakkabı ve eldiven zimmetine işlenir.
- Posta değişimi planlanır. Gece postasından gündüze geçecek işçilerin takvimleri, aradaki 11 saatlik dinlenme gözetilerek güncellenir.
- Sipariş yoğunluğu yönetilir. Ek çalışma gerektiğinde işçiler fazla mesai talebi oluşturur, vardiya amiri ve üretim müdürü onaylar.
- Ay sonu kapanır. Puantaj, prim günü ve bordro hazırlanır; onaylı fazla mesai kayıtları kontrol edilir ve aylık bildirge ön hazırlığı mali müşavire iletilir.
Sorun ve çözüm tablosu
| Fabrikadaki sorun | Kurumsal İK ile yaklaşım |
|---|---|
| Ofis ve üretim personelinin farklı düzeni | Çalışana göre otomatik ya da QR ile takip |
| Postalara göre farklı saatler | Her posta için ayrı çalışma takvimi |
| Sözlü verilen fazla mesai | Telefondan talep ve çok adımlı onay |
| Devamsızlığın geç fark edilmesi | QR modunda okutma yoksa gün devamsız görünür |
| KKD dağıtımının takibi | Zimmet kaydı ve ayrılışta iade kontrolü |
| Ay sonu puantaj ve bordro yükü | Giriş-çıkış, izin ve tatilden puantaj, bordro hesabı |
Kimler için uygun, kimler için değil?
Kurumsal İK; küçük ve orta ölçekli üretim tesisleri, atölyeler ve birden fazla tesisi olan imalatçılar için, giriş-çıkışı ek cihaz almadan kayda geçirmek ve fazla mesaiyi onay süreciyle yönetmek isteyen işletmelere uygundur. Turnike ya da kartlı geçiş sistemi kullanmaya devam etmek isteyen tesislerde bu cihazların kayıtları Kurumsal İK'ya otomatik aktarılmaz. Cihazlı ve cihazsız sistemlerin karşılaştırması için PDKS programı sayfasına bakabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; özel durumunuz için mali müşavirinize danışın.