Güvenlik şirketleri için personel takibi, farklı müşteri noktalarında vardiyalı çalışan güvenlik görevlilerinin giriş-çıkış, nöbet, fazla mesai, izin ve puantaj kayıtlarının tek merkezde tutulmasıdır. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK, her görev noktasına ayrı QR kod tanımlayarak bu kayıtları cihaz kurmadan toplar; ay sonunda puantaj, SGK prim günü ve bordro aynı veriden hazırlanır.
Bu sayfada özel güvenlik şirketlerinin personel takibinde yaşadığı somut sorunları, Kurumsal İK'nın bu sorunlara nasıl yanıt verdiğini ve örnek bir aylık akışı bulacaksınız.
Güvenlik şirketlerinde personel takibi neden zordur?
Bir özel güvenlik şirketinin görevlileri genellikle şirketin kendi binasında değil, müşterinin sitesinde, fabrikasında, okulunda ya da alışveriş merkezinde çalışır. Operasyon müdürü sahayı her gün göremez; bilgi telefonla, nöbet defteriyle ya da mesajlaşma gruplarından gelir. Bu durum birkaç tekrarlayan soruna yol açar:
- Dağınık kayıt: Her noktanın nöbet çizelgesi ayrı bir kâğıtta ya da Excel dosyasındadır. Ay sonunda bu dosyaları birleştirmek günler alır.
- Nöbet değişimi: Bir görevli gelmediğinde yerine başka biri geçer. Bu değişiklik merkeze bildirilmezse puantajda yanlış kişi çalışmış görünür.
- Uzun ve gece vardiyaları: 12 saatlik nöbetler ve gece çalışması, fazla mesainin ve yasal sınırların dikkatle izlenmesini gerektirir.
- Müşteriye hesap verme: Müşteri, sözleşmedeki noktada gerçekten görevli bulunup bulunmadığını sorabilir. Elle tutulan kayıt bu soruya güvenilir yanıt vermez.
- Yüksek personel devri: Sık işe giriş ve çıkış, özlük dosyalarının, SGK bildirimlerinin ve işten çıkış hesaplarının sürekli güncel tutulmasını gerektirir.
Güvenlik görevlilerinin çalışma süresiyle ilgili temel kurallar
Özel güvenlik görevlileri de 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında çalışır. Haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir; bu süre farklı dağıtılabilir ama günlük çalışma 11 saati aşamaz (madde 63). Gece çalışması kural olarak 7,5 saati geçemez; ancak İş Kanunu'nun 69. maddesi, özel güvenlik hizmetlerinde işçinin yazılı onayı alınırsa gece çalışmasının 7,5 saatten fazla olabileceğini düzenler. Postası değiştirilen görevli, kesintisiz en az 11 saat dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamaz.
45 saati aşan çalışma fazla çalışmadır ve saatlik ücretin %50 fazlasıyla ödenir; yıllık fazla çalışma en çok 270 saattir. Ayrıntılı örnekler için güvenlik görevlisi vardiya ve fazla mesai rehberimize bakabilirsiniz.
Kurumsal İK güvenlik şirketlerine ne sağlar?
Kurumsal İK, güvenlik operasyonunun "kim, hangi noktada, kaç saat çalıştı?" sorusunu kayda dayalı olarak yanıtlamasını sağlar:
- Her nokta için ayrı QR kod: Müşteri lokasyonları şube olarak tanımlanır, her biri için QR kod üretilir ve görevliler bağlı oldukları şubeye atanır. Görevli nöbete başlarken ve bitirirken kodu telefonuyla okutur; kayıtlar şubeye göre süzülerek raporlanır. Ayrıntılar için QR kod ile personel takibi sayfasına bakabilirsiniz.
- QR ile takip modu: Görevli bazında "QR ile" takip seçildiğinde yalnız okutulan günler çalışılmış sayılır; okutma olmayan iş günü devamsızlık olarak görünür. Böylece gelmeyen görevli ay sonunda değil, kayıt eksikliğiyle fark edilir.
- Görevliye özel çalışma takvimi: Haftanın her günü için başlangıç, bitiş ve mola saatleri tanımlanan takvimler oluşturulur; özel tarihler ayrıca eklenebilir. Giriş-çıkış kaydı, görevlinin takviminde çalışma günü olan günler için açılır; bu yüzden takvim, görevlinin fiilen nöbet tuttuğu günleri kapsayacak şekilde kurulmalıdır.
- Manuel düzeltme: Telefonu bozulan ya da okutmayı unutan görevlinin kaydını yönetici panelden girer; bu kayıt manuel olarak işaretlenir ve QR kayıtlarından ayrılır.
- Fazla mesai ve izin talepleri: Görevli, ek çalışmasını ya da izin isteğini telefondan oluşturur; talep tanımlı onay sürecinden (ör. nokta sorumlusu, ardından operasyon müdürü) geçer.
- Puantaj ve bordro: Giriş-çıkış, onaylı izinler ve resmi tatiller birleşerek puantaj ve SGK prim günü oluşur; bordro brütten nete ya da netten brüte hesaplanır.
- Özlük ve işten çıkış: Yazılı onaylar, sözleşmeler ve belgeler özlük dosyasında tutulur. Çıkışta SGK çıkış kodu seçilir; kıdem, ihbar ve kullanılmamış izin için tahmini hesap yapılır.
- Zimmet: Telsiz, fener, yelek gibi ekipmanlar görevliye zimmetlenir; çıkışta iade takibi kolaylaşır.
Vardiya çizelgesinin kendisini hangi araçla hazırladığınızdan bağımsız olarak, gerçekleşen çalışmanın kaydı Kurumsal İK'da tutulur. Vardiyalı çalışmaya genel bakış için vardiya takip sayfasını inceleyebilirsiniz.
Örnek bir aylık akış
Örnek bir güvenlik şirketinin beş farklı müşteri noktasında görevlileri olduğunu düşünelim:
- Noktalar tanımlanır. Her müşteri lokasyonu panelde şube olarak açılır; QR kodlar yazdırılıp nöbet kulübesine ya da güvenlik masasına asılır.
- Görevliler atanır. Her görevlinin özlük kaydı, ücret bilgisi, bağlı olduğu nokta ve nöbet günlerini kapsayan çalışma takvimi girilir; giriş-çıkış takibi "QR ile" olarak ayarlanır.
- Nöbet başlar ve biter. Görevli göreve geldiğinde ve ayrılırken noktadaki kodu okutur; kayıt anında panelde görünür.
- Değişiklikler kayda geçer. Gelmeyen görevlinin günü devamsız görünür; yerine geçen görevli kendi hesabıyla giriş-çıkış yapar ya da yönetici kaydı elle girer. Ek saatler için fazla mesai talebi oluşturulur ve onaylanır.
- Eksikler kapatılır. Ay boyunca devamsız görünen günler kontrol edilir; rapor ya da izin varsa izin kaydı girilir, okutma unutulmuşsa manuel kayıt eklenir.
- Ay sonu kapanır. Puantaj ve SGK prim günü oluşur, bordro hesaplanır, aylık bildirge için Excel ön hazırlığı alınır ve mali müşavirle paylaşılır.
Sorun ve çözüm tablosu
| Güvenlik şirketindeki sorun | Kurumsal İK ile yaklaşım |
|---|---|
| Her noktanın ayrı nöbet defteri | Her nokta için ayrı QR kod, kayıtlar tek panelde |
| Gelmeyen görevlinin geç fark edilmesi | QR modunda okutma yoksa gün devamsız görünür |
| Nöbet değişiminin kayda geçmemesi | Devralan görevlinin kendi kaydı ya da manuel olarak işaretli yönetici kaydı |
| Fazla mesainin sözlü takibi | Telefondan fazla mesai talebi ve onay süreci |
| Gece çalışması onaylarının kaybolması | Yazılı onayların özlük dosyasında saklanması |
| Ay sonu puantajın günler sürmesi | Giriş-çıkış, izin ve tatilden otomatik puantaj |
| Sık işe giriş ve çıkış | Özlük kaydı, SGK çıkış kodu, tahmini kıdem/ihbar hesabı |
Kimler için uygun?
Kurumsal İK; birkaç noktada hizmet veren küçük güvenlik firmalarından çok sayıda müşteri lokasyonu yöneten şirketlere kadar, giriş-çıkışı cihaz kurmadan kayıt altına almak isteyen güvenlik şirketleri için uygundur. Turnike ya da biyometrik geçiş kontrolü sözleşme gereği zorunluysa, o noktada cihazlı bir sistem gerekebilir; puantaj, izin ve bordro tarafında Kurumsal İK yine kullanılabilir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; özel durumunuz için mali müşavirinize danışın.