Personel takip programı, çalışanların günlük devam durumunu, özlük bilgilerini, çalıştıkları şubeyi ve kendilerine teslim edilen demirbaşları tek yerden izlemeyi sağlayan yazılımdır. Yöneticiye her sabah "bugün kim işte, kim gelmedi, kim izinli?" sorusunun yanıtını verir. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK, cihazsız giriş-çıkış kaydı, devamsızlık takibi, özlük dosyası ve zimmet modülüyle şubedeki ve sahadaki personelin günlük takibini bulut tabanlı tek panelde toplar.
Bu sayfa günlük personel yönetimine odaklanır: gün içinde neler izlenir, saha ve şube personeli nasıl takip edilir, özlük ve zimmet bilgileri nasıl düzenli tutulur. Ay sonu hesap tarafı için puantaj programı sayfasına bakabilirsiniz.
Personel takibinde neler izlenir?
Personel takibi yalnızca giriş-çıkış saatinden ibaret değildir. Günlük yönetimde ihtiyaç duyulan bilgiler ve Kurumsal İK'daki karşılıkları:
| İzlenen bilgi | Kurumsal İK'da nasıl görülür? |
|---|---|
| Bugün işe gelenler | Yönetim panelindeki son giriş-çıkış listesi |
| Gelmeyenler | Kaydı olmayan iş günü devamsızlık olarak işaretlenir |
| İzinli ve raporlular | Onaylı izinler ilgili günlerde ayrıca görünür |
| Hangi şubede çalıştığı | QR kodu okutulan şube kayıtta tutulur |
| Çalışma süresi | Mola düşülmüş süre ve takvimi aşan fazla mesai |
| Özlük bilgileri | Kimlik, iletişim, unvan, departman, şube, belgeler |
| Zimmetler | Çalışana teslim edilen demirbaşların listesi |
| Açık talepler | Onay bekleyen izin, avans ve mesai talepleri |
| İşten ayrılanlar | Çıkış tarihi ve SGK çıkış kodu ile ayrı tutulur |
Ofis, şube ve saha personeli nasıl takip edilir?
Aynı şirkette farklı çalışma biçimleri bir arada bulunur. Kurumsal İK her biri için farklı bir giriş-çıkış yöntemi sunar:
- Ofis çalışanları: Sabit saatle çalışan beyaz yakalı personelin giriş-çıkışı, tanımlı çalışma takvimine göre otomatik oluşturulabilir. Çalışan her gün okutma yapmak zorunda kalmaz.
- Şube çalışanları: Mağaza, şube ya da depoda çalışan personel, giriş noktasına asılı şube QR kodunu telefonuyla okutur.
- Saha personeli: Farklı adreslerde görev yapan ekipler için her görev yeri ayrı bir şube olarak tanımlanabilir; çalışan bulunduğu noktadaki QR kodu okutur. Ayrıntılar için QR kod ile personel takibi sayfasına göz atabilirsiniz.
- Telefonu olmayanlar: Giriş-çıkış yönetici tarafından panelden girilir; bu kayıtlar manuel olarak işaretlenir.
Kurumsal İK sürekli konum (GPS) takibi yapmaz; çalışanın gün boyunca nerede olduğunu izlemez. Takip, giriş ve çıkış anındaki şube kaydına dayanır.
Kurumsal İK ile günlük personel takibi nasıl işler?
- Şubeler ve görev yerleri tanımlanır. Her şube ya da saha noktası için panelden bir kayıt açılır ve o noktaya özel QR kod üretilir.
- Çalışanlar şubelere bağlanır. Özlük kaydında çalışanın şubesi, departmanı, unvanı ve çalışma takvimi belirlenir.
- Gün başında kayıtlar oluşur. Çalışanlar QR kodu okutur ya da otomatik kayıt devreye girer.
- Yönetici paneli kontrol eder. Gün içinde kimin giriş yaptığı listelenir; şube ve departmana göre filtrelenebilir.
- Eksikler düzeltilir. Okutmayı unutan çalışanın kaydı yönetici tarafından eklenir ya da düzeltilir.
- Talepler yanıtlanır. İzin, avans ve fazla mesai talepleri yöneticinin onayına düşer; bildirimler panelde görünür.
- Kayıtlar ay sonuna taşınır. Günlük kayıtlar puantaj ve bordroya kendiliğinden aktarılır.
Örnek bir gün: üç şubeli bir işletmede personel takibi
Aşağıdaki akış, üç şubesi ve sahada çalışan bir ekibi olan varsayımsal bir işletmenin bir gününü anlatır:
- 08.00 – 09.00: Şube çalışanları girişte QR kodu okutur. Merkez ofisteki çalışanların kaydı çalışma takvimine göre otomatik oluşur.
- 09.30: Yönetici paneli açar ve son giriş-çıkış listesine bakar. İkinci şubeden bir çalışanın kaydı yoktur; şube sorumlusu çalışanın işte olduğunu, telefonunun şarjı bittiği için okutamadığını bildirir. Yönetici kaydı elle ekler, kayıt manuel olarak işaretlenir.
- 11.00: Bir çalışan ertesi hafta için telefondan yıllık izin talebi açar; talep onay sürecindeki ilk yöneticiye bildirim olarak düşer.
- 18.00 – 19.30: Çalışanlar çıkışta kodu yeniden okutur. Takvimdeki süreyi aşan çalışma fazla mesai olarak ayrılır.
Ay sonunda bu günlük kayıtların hiçbirinin yeniden toplanması gerekmez; puantaj aynı kayıtlardan oluşur.
Özlük ve zimmet takibi
Personel takibinin ikinci ayağı, çalışanın kayıtlarının düzenli tutulmasıdır. Kurumsal İK'da her çalışanın bir özlük dosyası bulunur: kimlik ve iletişim bilgileri, işe giriş tarihi, unvan, departman, şube, ücret bilgisi ve yüklenen belgeler. İşe giriş tarihi, yıllık izin hakkının ve işten çıkışta kıdem süresinin hesaplanmasında kullanılır.
Zimmet modülünde çalışana teslim edilen demirbaşlar (telefon, bilgisayar, anahtar, iş kıyafeti gibi) kayıt altına alınır. Çalışan işten ayrılırken iade edilmesi gerekenler bu listeden kontrol edilebilir. Masraf modülü ise sahada yapılan harcamaların kaydını tutar; icra takibi modülü çalışan hakkındaki icra dosyalarının izlenmesine yardımcı olur.
Personel takip programı kimler için uygun?
- Dağınık noktalarda çalışan ekipler: İnşaat ve şantiye, temizlik ve tesis yönetimi, güvenlik gibi farklı adreslerde görev yapan personel.
- Personel devir hızı yüksek işletmeler: İşe giriş-çıkışın sık olduğu, özlük ve zimmetin hızla güncellenmesi gereken işler.
- Günlük ve yevmiyeli çalışan istihdam edenler: Hangi gün kimin çalıştığını kesin bilmek zorunda olan işverenler; ayrıntı için günlük ve yevmiyeli çalışanlar sayfası.
- Çok şubeli işletmeler: Merkezden tüm şubelerin devam durumunu görmek isteyenler.
Kimler için uygun olmayabilir?
Çalışanın gün boyunca canlı konumunun izlenmesi, araç takibi ya da turnikeyle fiziksel geçiş kontrolü isteyen işletmeler bu özellikleri Kurumsal İK'da bulamaz. Biyometrik doğrulamanın zorunlu olduğu tesislerde cihazlı bir sistem gerekebilir.
Personel takip programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
- Yöntem çeşitliliği: Ofis, şube ve saha personeli için farklı giriş-çıkış yöntemleri var mı?
- Ölçülülük: Takip, işin gerektirdiği kadar mı? Sürekli konum takibi gerçekten gerekli mi?
- Düzeltme ve iz: Elle girilen kayıtlar ayırt edilebiliyor mu?
- Özlük ve zimmet: Çalışan bilgileri ve demirbaşlar aynı sistemde mi?
- Yetki: Şube müdürü yalnızca kendi şubesini görebiliyor mu?
- Mobil erişim: Yönetici ve çalışan telefondan kullanabiliyor mu?
Kurumsal İK paketleri çalışan başına aylık Ücretsiz (10 çalışana kadar), Temel 59 TL, Profesyonel 119 TL ve Kurumsal 179 TL olarak fiyatlandırılır (KDV hariç).