Sağlık kuruluşlarında personel takibi, klinik, poliklinik, tıp merkezi ve laboratuvarlarda nöbet ve vardiyayla çalışan hekim, hemşire, teknisyen, hasta kabul ve destek personelinin giriş-çıkış, izin, rapor ve fazla mesai kayıtlarının tek merkezde tutulmasıdır. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK, bu kayıtları cihaz kurmadan şube QR kodu ve çalışma takvimiyle toplar; puantaj, SGK prim günü ve bordroya bağlar. Bu sayfa yalnızca personel tarafını ele alır.
Sağlık kuruluşlarında personel takibi neden karmaşıktır?
Özel sağlık kuruluşlarında hizmet çoğu zaman uzun saatler, hafta sonları ve geceler boyunca sürer. Aynı kurumda çok farklı çalışma biçimleri bir arada bulunur:
- Nöbet ve gece çalışması: Acil, yatan hasta ya da laboratuvar hizmeti veren kuruluşlarda gece nöbetleri, gece çalışma süresi ve yazılı onay konularını gündeme getirir.
- Farklı çalışma düzenleri: Haftada iki gün gelen uzman hekim, tam zamanlı hemşire, sabah açılan hasta kabul ve akşam çalışan temizlik personeli aynı puantajda yer alır.
- Sık değişen planlar: Hasta yoğunluğu, hastalık izinleri ve nöbet değişimleri planı haftadan haftaya değiştirir; değişiklikler kâğıt çizelgelerde kaybolur.
- Belge yoğunluğu: Diploma, sertifika, sözleşme ve onay yazıları personel dosyasında düzenli tutulmalıdır.
- Rapor ve izin: Personelin rapor günleri hem puantajı hem SGK eksik gün bildirimini etkiler.
Nöbet ve gece çalışmasıyla ilgili temel kurallar
Özel sağlık kuruluşlarında İş Kanunu'na tabi çalışan personel için haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir ve günlük çalışma 11 saati aşamaz. 4857 sayılı İş Kanunu'nun 69. maddesine göre gece çalışması kural olarak 7,5 saati geçemez; sağlık hizmetlerinde işçinin yazılı onayı alınırsa gece çalışması 7,5 saatten fazla olabilir. Postası değiştirilen çalışan kesintisiz en az 11 saat dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamaz. Fazla çalışma saatlik ücretin %50 fazlasıyla ödenir ve yıllık 270 saati geçemez; ayrıntılar için fazla mesai hesaplama rehberimize bakabilirsiniz. Kamu sağlık personeline ilişkin düzenlemeler farklıdır ve bu sayfanın kapsamı dışındadır.
Kurumsal İK sağlık kuruluşlarına ne sağlar?
Birime göre çalışma takvimi
Poliklinik, laboratuvar, hasta kabul ve gece ekibi için ayrı çalışma takvimleri tanımlanabilir; her gün için başlangıç, bitiş ve mola saatleri girilir. Haftanın belirli günleri gelen hekime yalnız o günleri içeren bir takvim atanır. Giriş-çıkış kaydı, çalışanın takviminde çalışma günü olan günler için açılır.
Cihazsız giriş-çıkış
Nöbetli ve vardiyalı personel için "QR ile" takip seçilir; çalışan nöbete başlarken ve bitirirken şubedeki QR kodu telefonuyla okutur. Sabit saatli idari personel için kayıt çalışma takvimine göre otomatik oluşur. Okutmayı unutan personelin kaydı yönetici tarafından elle girilir ve manuel olarak işaretlenir.
İzin, rapor ve fazla mesai talepleri
Personel izin ve fazla mesai taleplerini telefondan oluşturur; talepler sorumlu hemşire, başhekim ya da idari müdür gibi tanımlı onay adımlarından geçer. Rapor ayrı izin türü olarak kaydedilir ve prim günü hesabında dikkate alınır. Ayrıntılar için izin takip programı sayfasına bakabilirsiniz.
Özlük, puantaj ve bordro
Diploma, sertifika, sözleşme ve yazılı gece çalışma onayları özlük dosyasında saklanır. Ay sonunda giriş-çıkış, izin ve tatil bilgileri puantaja ve SGK prim gününe dönüşür; bordro brütten nete ya da netten brüte hesaplanır, bildirge için Excel ön hazırlığı alınır.
Örnek bir aylık akış
Örnek bir poliklinik ve laboratuvardan oluşan özel bir tıp merkezini düşünelim:
- Şubeler ve takvimler kurulur. Poliklinik ve laboratuvar ayrı şube olarak tanımlanır; gündüz, akşam ve gece ekipleri ile yarı zamanlı hekimler için çalışma takvimleri oluşturulur.
- Onaylar toplanır. Gece 7,5 saati aşan nöbet tutacak personelin yazılı onayı alınır ve özlük dosyasına eklenir.
- Nöbetler kayda geçer. Personel nöbete başlarken ve bitirirken QR kodu okutur; kayıtlar panelde anında görünür.
- Değişiklikler işlenir. Rapor alan personelin raporu izin türü olarak girilir; yerine kalan çalışan ek saatleri için fazla mesai talebi oluşturur ve talep onaylanır.
- Ay sonu kontrol edilir. Devamsız görünen günler gözden geçirilir; unutulan okutmalar manuel kayıtla tamamlanır.
- Bordro hazırlanır. Puantaj ve prim günü oluşur, bordro hesaplanır, bildirge ön hazırlığı mali müşavire iletilir.
Sorun ve çözüm tablosu
| Sağlık kuruluşundaki sorun | Kurumsal İK ile yaklaşım |
|---|---|
| Kâğıt nöbet çizelgesi ve imza föyü | QR ile nöbet başlangıç ve bitiş kaydı |
| Haftada birkaç gün gelen hekim | Yalnız çalışma günlerini içeren takvim |
| Gece çalışma onaylarının kaybolması | Yazılı onayların özlük dosyasında saklanması |
| Rapor günlerinin puantaja yansımaması | Rapor izin türü, eksik gün nedeni olarak istirahat |
| Nöbet değişiminde ek saat | Fazla mesai talebi ve onay süreci |
| Birden çok şube | Şube bazında QR kod ve raporlama |
Kimler için uygun?
Kurumsal İK; özel poliklinikler, tıp merkezleri, diş klinikleri, laboratuvarlar, görüntüleme merkezleri ve fizik tedavi merkezleri gibi personeli İş Kanunu'na tabi çalışan sağlık kuruluşları için uygundur. Nöbet çizelgesinin hazırlanmasından çok, gerçekleşen çalışmanın kaydına ve puantaja odaklanır; vardiyalı çalışmaya genel bakış için vardiya takip sayfasına, cihazlı ve cihazsız sistemlerin farkı için PDKS programı sayfasına bakabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; özel durumunuz için mali müşavirinize danışın.