QR kod ile personel takibi, iş yerine asılan bir QR kodun çalışanın kendi telefonuyla okutulmasıyla giriş ve çıkış saatinin kaydedildiği, cihaz gerektirmeyen bir devam takip yöntemidir. Kart okuyucu, parmak izi ya da yüz tanıma cihazı yerine bir kâğıda basılmış kod ve çalışanın akıllı telefonu yeterlidir. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK'da her şubenin kendine özel bir QR kodu bulunur; okutma anındaki saat sunucuda kaydedilir ve kayıt doğrudan puantaja aktarılır.
Bu sayfa yöntemin ayrıntısını anlatır: kod nasıl oluşturulur ve asılır, okutma sırasında ne olur, kötüye kullanıma karşı hangi önlemler alınır ve QR yönteminin sınırları nelerdir. PDKS kavramının genel çerçevesi için PDKS programı sayfasına bakabilirsiniz.
QR kod ile giriş-çıkış nasıl çalışır?
- Şube tanımlanır. Yönetici Kurumsal İK panelinde şubeyi ya da görev yerini oluşturur.
- Şubeye özel QR kod üretilir. Sistem her şube için benzersiz bir kod üretir. Şube QR sayfasında kod, çalışanlar için kısa bir kullanım talimatıyla birlikte yazdırılabilir kart olarak hazırlanır.
- Kod giriş noktasına asılır. Yazdırılan kart çalışanların giriş-çıkışta geçtiği, görünür bir noktaya asılır.
- Çalışan kodu okutur. Çalışan, telefonundaki Kurumsal İK çalışan panelinde Giriş-Çıkış ekranını açar ve "Kamerayı başlat" diyerek kodu okutur. Kod telefonun kendi kamera uygulamasıyla okutulursa da aynı ekrana yönlendirilir; oturum açık değilse önce giriş istenir.
- Giriş ya da çıkış belirlenir. O gün açık bir kayıt yoksa okutma giriş, açık kayıt varsa çıkış olarak işlenir. Çalışan ayrı bir "giriş" ya da "çıkış" seçimi yapmak zorunda kalmaz.
- Kayıt anında panelde görünür. Ekranda okutulan şubenin adı ve saat gösterilir; yöneticinin giriş-çıkış listesinde kayıt mobil olarak işaretlenir.
- Puantaja aktarılır. Mola düşülmüş çalışma süresi ve çalışma takvimini aşan fazla mesai hesaplanır, ay sonunda puantaj programı tarafında kullanılır.
QR kod, kart okuyucu ve parmak izi karşılaştırması
| Özellik | QR kod (Kurumsal İK) | Kartlı sistem | Parmak izi / yüz tanıma |
|---|---|---|---|
| Donanım | Yok; çalışanın telefonu | Her noktaya kart okuyucu, her çalışana kart | Her noktaya biyometrik cihaz |
| Yeni nokta açmak | Panelden şube ve kod oluşturup yazdırmak | Cihaz montajı | Cihaz montajı ve kayıt |
| Kişi doğrulama | Çalışanın kendi hesabıyla okutma | Kartı taşıyan kişi | Biyometrik eşleşme |
| Arkadaş yerine okutma riski | Hesap paylaşımı ve kod fotoğrafı riski; önlemlerle azaltılır | Kart ödünç verilebilir | Düşük |
| Kişisel veri | Biyometrik veri işlenmez | Biyometrik veri işlenmez | Biyometrik veri işlenir |
| Uygun olduğu yer | Çok şubeli işletmeler, sahadaki ekipler | Sabit, kalabalık girişler | Yüksek doğrulama gereken tesisler |
Biyometrik veriler kişisel verilerin korunması mevzuatında özel nitelikli veri sayıldığı için ek yükümlülükler getirebilir; QR yöntemi bu tür veri işlemez. Yine de çalışanların giriş-çıkış verisinin nasıl işlendiği konusunda aydınlatılması gerekir.
Güvenlik: QR kodun kötüye kullanımı nasıl önlenir?
QR yönteminin en sık sorulan sorusu, kodun iş yeri dışında okutulup okutulamayacağıdır. Kurumsal İK'da şu önlemler bulunur:
- Sunucu saati: Giriş ve çıkış saati çalışanın telefonundan değil, okutmanın sunucuya ulaştığı andan alınır. Telefonun saatini değiştirmek kaydı değiştirmez.
- Kişiye bağlı kayıt: Kayıt her zaman oturum açmış çalışan adına oluşur; QR kodun içinde çalışan bilgisi yoktur, başka biri adına kayıt açılamaz.
- Şirkete bağlı kod: Bir kod yalnızca ait olduğu şirketin çalışanlarında geçerlidir.
- Kod yenileme: Yönetici şube QR sayfasından yeni kod üretebilir; bu durumda daha önce yazdırılmış kodlar artık çalışmaz. Kodun fotoğrafının dolaştığından şüphelenildiğinde bu yol kullanılabilir.
Statik bir QR kodun fotoğrafının başka yerde okutulması teknik olarak tamamen engellenemez. Bu yüzden kodu yalnızca iş yerinde ve görünür bir noktaya asmak, belirli aralıklarla yenilemek ve kayıtları şube sorumlusunun gözlemiyle karşılaştırmak iyi bir uygulamadır. Kurumsal İK konum (GPS) doğrulaması yapmaz.
QR kod ile personel takibi kimler için uygun?
- Sahada ve dağınık noktalarda çalışan ekipler: Güvenlik şirketleri, temizlik ve tesis yönetimi firmaları ve şantiyeler gibi her noktaya cihaz kurmanın pahalı olduğu işler.
- Çok şubeli işletmeler: Mağaza, restoran ve hizmet şubeleri.
- Hızla yeni nokta açan işletmeler: Yeni bir proje ya da müşteri adresinde aynı gün takibe başlamak isteyenler.
- Donanım yatırımı yapmak istemeyenler: Cihaz satın alma, kurulum ve bakım maliyetinden kaçınan KOBİ'ler.
Kimler için uygun olmayabilir?
Çalışanların büyük kısmında akıllı telefon yoksa QR yöntemi tek başına yetmez; bu çalışanların kaydı yöneticinin elle girmesine kalır. Fiziksel geçiş kontrolü (turnike, kapı kilidi) ya da biyometrik kimlik doğrulaması zorunlu olan tesislerde cihazlı bir sistem gerekir. İnternet bağlantısının hiç olmadığı noktalarda da okutma yapılamaz.
Okutma sırasında karşılaşılabilecek durumlar
İlk haftalarda çalışanlardan en çok şu sorular gelir; Kurumsal İK her durumda ekranda açık bir mesaj gösterir:
| Durum | Çalışanın gördüğü | Çözüm |
|---|---|---|
| Kamera izni verilmemiş | Kamera izni verilmedi uyarısı | Tarayıcı ayarlarından kamera erişimine izin verip tekrar denemek |
| Telefonda kamera yok ya da açılmıyor | Kamera bulunamadı ya da başlatılamadı uyarısı | Başka cihazla okutmak ya da yöneticiden elle kayıt istemek |
| Eski ya da başka şirkete ait kod | QR kodu geçersiz uyarısı | Şubedeki güncel kodu okutmak |
| Oturum kapalı | Giriş ekranı | Kurumsal İK hesabıyla giriş yapıp kodu yeniden okutmak |
| Kayıt başarılı | Şube adı ve saat | Ek işlem gerekmez |
QR yöntemine geçerken dikkat edilecekler
- Kodun yeri: Giriş-çıkış yolunun üzerinde, iyi aydınlatılmış ve kolay okunur bir noktaya asın.
- Çalışan bilgilendirmesi: Panelin telefona nasıl ekleneceğini ve kodun nasıl okutulacağını ilk gün gösterin; yazdırılan kartta kısa talimat bulunur.
- Ofis çalışanları için otomatik kayıt: Masa başı çalışanlar için QR yerine çalışma takvimine göre otomatik kayıt kullanılabilir.
- Unutulan okutmalar: Okutmayı unutan çalışanın kaydını yöneticinin düzeltebileceği bir rutin belirleyin.
- Kod yenileme takvimi: Kodu hangi aralıklarla yenileyeceğinize karar verin.
Günlük takibin tamamı ve özlük tarafı için personel takip programı sayfasını okuyabilirsiniz. Kurumsal İK 10 çalışana kadar ücretsizdir; ücretli paketler çalışan başına aylık 59 TL'den başlar (KDV hariç) ve 14 gün ücretsiz denenebilir.