Vardiya takip, sabah, akşam ve gece gibi birden fazla çalışma diliminde çalışan personelin hangi vardiyada, ne kadar süre çalıştığının ve ne kadar fazla mesai yaptığının kayıt altına alınmasıdır. Vardiyalı işlerde ay sonu puantajı, sabit mesaili işlere göre daha karmaşıktır; çünkü çalışma saatleri kişiden kişiye ve haftadan haftaya değişir. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK, vardiyalara karşılık gelen çalışma takvimleri, QR kodla giriş-çıkış, fazla mesai talepleri ve aylık puantajla vardiyalı çalışmanın kaydını tutar.
Açık olmak gerekirse: Kurumsal İK, vardiya çizelgesini otomatik oluşturan ya da rotasyon planlayan ayrı bir vardiya planlama modülü sunmaz. Bu sayfa, vardiyalı çalışmada giriş-çıkışın, fazla mesainin ve puantajın Kurumsal İK ile nasıl tutulacağını anlatır.
Vardiyalı çalışmada bilinmesi gereken temel kurallar
Vardiya takibinin amacı yalnızca saat kaydetmek değil, çalışma sürelerinin mevzuata uygun olduğunu da görebilmektir. 4857 sayılı İş Kanunu'nda vardiyalı çalışmayı doğrudan ilgilendiren kurallar şunlardır:
| Konu | Kural |
|---|---|
| Haftalık çalışma süresi | Genel uygulamada haftada en çok 45 saat |
| Fazla çalışma | Haftalık 45 saati aşan çalışma; her saati için saatlik ücretin %50 fazlası ödenir |
| Yıllık fazla çalışma sınırı | En çok 270 saat |
| Gece dönemi | En geç 20.00'de başlayıp en erken 06.00'ya kadar süren, en fazla 11 saatlik dönem |
| Gece çalışma süresi | Yedi buçuk saati geçemez; kanunda sayılan işlerde (ör. turizm, özel güvenlik, sağlık) işçinin yazılı onayıyla aşılabilir |
| Gece çalışmasında fazla çalışma | 69. maddede belirtilen gece çalışmasında fazla çalışma yapılamaz |
| Sağlık kontrolü | Gece çalışacak işçinin uygunluğu işe başlamadan önce sağlık raporuyla belgelenir, periyodik kontrol en geç iki yılda bir yapılır |
Kaynak: 4857 sayılı İş Kanunu, 41, 63 ve 69. maddeler (mevzuat.gov.tr). Güvenlik sektörüne özgü örnekler için güvenlik görevlisi vardiya ve fazla mesai rehberimize, hesap yöntemi için fazla mesai hesaplama rehberimize bakabilirsiniz.
Kurumsal İK ile vardiyalı çalışma nasıl takip edilir?
- Her vardiya için bir çalışma takvimi tanımlanır. Örneğin "Sabah 06.00–14.00", "Akşam 14.00–22.00" ve "Gece 22.00–06.00" için ayrı takvimler oluşturulur; her takvimde çalışılan günler, başlangıç-bitiş saati ve mola süresi belirtilir. Gece takvimindeki gibi bitiş saati başlangıçtan önce olduğunda süre, gece yarısını aşan çalışma olarak hesaplanır. Gece vardiyasında mola düşüldükten sonra kalan sürenin yedi buçuk saat sınırına uygun olmasına dikkat edin.
- Çalışanlar takvimlere atanır. Her çalışan çalıştığı vardiyanın takvimine bağlanır. Vardiyası değişen çalışan yönetici tarafından başka bir takvime taşınır.
- Özel günler işlenir. Belirli bir tarihte farklı saatte çalışılacaksa ya da o gün çalışılmayacaksa, takvime o tarihe özel gün tanımlanır.
- Giriş-çıkış QR kodla yapılır. Çalışan vardiya başında ve sonunda şubedeki QR kodu telefonuyla okutur; saat sunucudan alınır. Ayrıntılar QR kod ile personel takibi sayfasında.
- Süre ve fazla mesai hesaplanır. Her kayıtta mola düşülmüş çalışma süresi bulunur; takvimdeki günlük süreyi aşan kısım fazla mesai olarak ayrılır.
- Fazla mesai talepleri onaylanır. Çalışanlar ya da yöneticiler fazla mesai talebi açar; talep tanımlı onay sürecinden geçer.
- Ay sonu puantaj çıkar. Vardiya ne olursa olsun tüm kayıtlar aynı puantaj ekranında toplanır; şube ve departmana göre filtrelenip Excel olarak indirilebilir.
Gece yarısını aşan vardiyalarda giriş ve çıkış kayıtlarının doğru eşleştiğini ilk haftalarda kendi düzeninizle kontrol etmenizi öneririz; eşleşmeyen ya da eksik bir kayıt yönetici tarafından panelden düzeltilebilir ve manuel olarak işaretlenir.
Kurumsal İK'da neler var, neler yok?
| İhtiyaç | Kurumsal İK'da durumu |
|---|---|
| Vardiyaya göre farklı mesai saatleri | Var: her vardiya için ayrı çalışma takvimi |
| Belirli bir güne özel saat ya da tatil | Var: takvimde özel gün |
| Çalışanı başka vardiyaya almak | Var: çalışanı takvimler arasında taşıma |
| Vardiya başı ve sonu giriş-çıkış | Var: şube QR kodu ya da yöneticinin elle kaydı |
| Fazla mesai ayrımı ve talebi | Var: takvimi aşan süre ve onaylı mesai talepleri |
| Vardiyalı çalışanların aylık puantajı | Var |
| Haftalık vardiya çizelgesini otomatik oluşturma | Yok |
| Otomatik rotasyon (haftalık vardiya değişimi) | Yok |
| Çalışanların vardiya takası talebi | Yok |
| Mevzuat sınırlarını aşan vardiya için otomatik uyarı | Yok |
Vardiya çizelgesini bugün bir tablo programında hazırlıyorsanız, çizelgeyi orada tutup çalışanların vardiya takvimi atamalarını Kurumsal İK'da güncellemek pratik bir yöntemdir. Planlama ve rotasyon kurallarınız işinize özgüyse, Demirtaş Sistem'in özel yazılım geliştirme hizmeti kapsamında ihtiyaca göre bir çözüm konuşulabilir.
Vardiya takibi kimler için uygun?
- Güvenlik şirketleri: 7/24 nöbet düzeninde çalışan, gece çalışması ve fazla mesaisi yoğun ekipler; bkz. güvenlik şirketleri.
- Sağlık kuruluşları: Gece ve hafta sonu nöbetlerinin kaydının tutulması gereken klinik ve merkezler.
- Üretim tesisleri: İki ya da üç vardiyalı düzende çalışan fabrikalar.
- Perakende ve hizmet işletmeleri: Açılış ve kapanış vardiyası olan mağaza ve restoranlar.
Kimler için uygun olmayabilir?
Yüzlerce çalışanın vardiyasını haftalık olarak otomatik dağıtmak, yetkinlik ve dinlenme kurallarına göre rotasyon üretmek ya da vardiya takası yönetmek isteyen işletmeler bu ihtiyaçları Kurumsal İK'da hazır bulamaz. Bu işletmeler giriş-çıkış, izin, puantaj ve bordro için Kurumsal İK'yı, planlama için ayrı bir araç ya da özel bir yazılımı birlikte değerlendirebilir.
Vardiya takibi için seçim kriterleri
- Gece yarısını aşan mesai: Gece vardiyalarının süresi ve fazla mesaisi doğru hesaplanıyor mu?
- Esnek takvim: Birden fazla vardiya tanımlanıp çalışanlar kolayca taşınabiliyor mu?
- Giriş-çıkış yöntemi: Vardiya değişiminde kalabalık girişlerde hızlı kayıt alınabiliyor mu?
- Fazla mesai onayı: Fazla mesai kayda geçmeden önce onaylanabiliyor mu?
- Puantaj ve bordro: Vardiya kayıtları doğrudan puantaja ve bordroya akıyor mu?
- Planlama ihtiyacı: Size yalnızca kayıt mı, yoksa otomatik çizelge mi gerekiyor?
Kurumsal İK 10 çalışana kadar ücretsizdir; ücretli paketler çalışan başına aylık 59 TL'den başlar (KDV hariç) ve 14 gün ücretsiz denenebilir. Vardiya kayıtlarının ay sonunda nasıl birleştiğini puantaj programı sayfasında görebilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; özel durumunuz için mali müşavirinize danışın.