İK Yazılımı Seçerken 10 Kriter: Kontrol Soruları ve Karşılaştırma Tablosu

İK yazılımı seçimi, şirketin personel, devam, puantaj ve bordro süreçlerini taşıyacak sistemi veri güvenliği, kullanım kolaylığı, süreç uyumu ve toplam maliyet açısından değerlendirme işidir. En sağlıklı yöntem, aşağıdaki on kriteri önceden yazmak, her biri için somut kontrol soruları sormak ve kararı gerçek verilerle yapılan bir deneme süresinin sonunda vermektir.

Bu rehberde her kriterin neden önemli olduğunu ve satış görüşmesinde ya da demo sırasında sorulacak kontrol sorularını bulacaksınız. Sonda tüm kriterleri tek tabloda topladık ve Demirtaş Sistem'in ürünü Kurumsal İK'nın bu kriterlerin hangilerini karşıladığını, hangilerinde yetersiz kaldığını açıkça yazdık.

İK yazılımı seçmeden önce neyi netleştirmelisiniz?

Kriterlere geçmeden önce kendi ihtiyacınızı yazıya dökün. Yazılım seçimindeki hataların çoğu, ürünün değil ihtiyacın belirsiz olmasından doğar.

1. Çalışan ve şube sayısını yazın. Bugünkü sayıyı ve bir yıl sonraki tahmini.
2. Çalışma biçimlerini listeleyin. Masa başı, sahada, vardiyalı, günlük ücretli, kısmi süreli.
3. En çok zaman alan işi belirleyin. Ay sonu puantajı mı, izin takibi mi, bordro mu?
4. Kimlerin kullanacağını belirleyin. İK, şube müdürleri, muhasebe, mali müşavir, çalışanların kendisi.
5. Bütçe aralığını belirleyin. Çalışan başı aylık ve yıllık toplam olarak.

İK yazılımı seçerken 10 kriter nelerdir?

1. Veri güvenliği ve KVKK uyumu

İK yazılımı kimlik numarası, adres, ücret, sağlık raporu gibi özel nitelikli verileri de içeren en hassas şirket verilerini taşır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu işverendir; yazılım sağlayıcısı veri işleyen konumundadır ve sorumluluk sözleşmeyle netleşmelidir.

Nelere bakılmalı?

• Veriler hangi ülkede, hangi altyapıda barındırılıyor?
• Bağlantı şifreli mi, iki adımlı giriş var mı?
• Kim hangi veriyi görebiliyor; çalışan maaşını şube müdürü görebiliyor mu?
• Sözleşme bittiğinde veriler hangi biçimde teslim ediliyor ve ne zaman siliniyor?

2. PDKS yöntemi: cihazlı mı, cihazsız mı?

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), giriş-çıkış kaydının nasıl oluştuğunu belirler. Kart okuyucu, parmak izi, QR kod veya çalışma takvimine göre otomatik kayıt seçenekleri farklı maliyet ve kurulum süresi doğurur. Kavramın ayrıntısı için PDKS nedir rehberimize bakabilirsiniz.

Nelere bakılmalı?

• Her şubeye donanım gerekiyor mu, yeni şube kaç günde eklenir?
• Sahada çalışan ve telefonu olmayan personelin kaydı nasıl tutuluyor?
• Elle düzeltilen kayıtlar ayırt edilebiliyor mu?

3. Puantaj ve bordro bağlantısı

Giriş-çıkış kaydı tek başına bir veridir; değeri, ay sonunda elle aktarılmadan puantaja, SGK prim gününe ve bordroya dönüşmesinden gelir.

Nelere bakılmalı?

• Onaylı izin ve resmi tatiller devamsızlıktan otomatik ayrılıyor mu?
• Fazla mesai saatleri puantaja ve bordroya kendiliğinden yansıyor mu?
• Brütten nete ve netten brüte hesap yapılabiliyor mu?

4. Onay süreçleri

İzin, avans ve fazla mesai talepleri kâğıtla ya da mesajla yürüdüğünde hem kayıt kaybolur hem bakiye hesabı bozulur.

Nelere bakılmalı?

• Onay zinciri departmana veya şubeye göre farklı kurulabiliyor mu?
• Birden fazla onaycı olduğunda "biri yeterli" ve "hepsi onaylamalı" seçenekleri var mı?
• Onaylanan izin bakiyeden otomatik düşüyor mu?

5. Mobil kullanım

Çalışanların talep oluşturması, kendi giriş-çıkışını ve izin bakiyesini görmesi İK'nın soru yükünü azaltır.

Nelere bakılmalı?

• Çalışan telefondan talep açabiliyor ve sonucunu görebiliyor mu?
• Uygulama mağazadan mı indiriliyor, tarayıcıdan telefona mı yükleniyor?
• Yöneticiler onayı telefondan verebiliyor mu?

6. Çok şube yönetimi

Şube sayısı arttıkça her şubenin kendi çalışanlarını, kayıtlarını ve raporlarını ayrı görmesi gerekir.

Nelere bakılmalı?

• Şube bazında çalışan, giriş-çıkış ve puantaj filtrelenebiliyor mu?
• Şube müdürü yalnız kendi şubesini görecek şekilde sınırlanabiliyor mu?
• Yeni şube açmak ek ücret gerektiriyor mu?

7. Rol ve yetki yönetimi

Herkesin her şeyi gördüğü bir sistem, KVKK açısından da iç denetim açısından da risklidir.

Nelere bakılmalı?

• Roller (İK, yönetici, muhasebe, çalışan) özelleştirilebiliyor mu?
• Ücret ve özlük bilgisine erişim ayrı ayrı kısıtlanabiliyor mu?
• Yönetici hesaplarında iki adımlı giriş zorunlu tutulabiliyor mu?

8. Raporlama ve Excel çıktısı

Mali müşavir, muhasebe ve yönetim çoğunlukla Excel ile çalışır; verinin dışarı alınamaması yazılıma bağımlılık yaratır.

Nelere bakılmalı?

• Puantaj, personel listesi ve SGK bildirge hazırlığı Excel olarak alınabiliyor mu?
• Mevcut çalışan listesi Excel'den toplu içe aktarılabiliyor mu?
• Raporlar departman, unvan, şube gibi alanlara göre filtrelenebiliyor mu?

9. Fiyatlandırma modeli

Fiyat, ilk bakışta en kolay karşılaştırılan ama en çok yanıltan kriterdir. Çalışan başı, şube başı, modül başı ve sabit paket modellerinin toplam maliyeti çok farklı çıkabilir.

Nelere bakılmalı?

• Fiyat çalışan başı mı, kullanıcı başı mı, sabit mi?
• Kurulum, eğitim, donanım ve ek modül ücreti var mı?
• Fiyatlara KDV dahil mi, yıllık artış nasıl belirleniyor?
• Belirli bir çalışan sayısına kadar ücretsiz kullanım var mı?

10. Deneme süresi ve destek

En iyi demo bile ay sonundaki gerçek sorunu göstermez; karar gerçek verilerle yapılan denemeden sonra verilmelidir.

Nelere bakılmalı?

• Ücretsiz deneme süresi var mı, kredi kartı isteniyor mu?
• Deneme sırasında girilen veriler ücretli pakete geçince korunuyor mu?
• Destek hangi kanaldan, hangi saatlerde veriliyor?
• Mevzuat değişiklikleri (asgari ücret, vergi dilimi) sisteme ne zaman yansıyor?

10 kriterin karşılaştırma tablosu

Aşağıdaki tabloyu birden fazla yazılımı değerlendirirken puan sütunları ekleyerek kullanabilirsiniz.

Kurumsal İK bu kriterlerin neresinde duruyor?

Kurumsal İK, Demirtaş Sistem'in geliştirdiği, özlük, izin, PDKS, puantaj ve bordroyu tek panelde toplayan bulut tabanlı bir İK yazılımıdır. Kriterlere göre dürüst bir özet:

• Güçlü olduğu yerler: Cihazsız giriş-çıkış (şube QR kodunu telefonla okutma ve masa başı çalışan için çalışma takvimine göre otomatik kayıt), giriş-çıkıştan puantaj ve SGK prim gününe, oradan brütten nete ve netten brüte bordroya bağlantı; izin, avans ve mesai talepleri için onay süreçleri; çok şube, rol ve yetki, iki adımlı giriş; telefona yüklenebilir panel (PWA); puantaj, personel raporları ve aylık SGK bildirge ön hazırlığı için Excel çıktısı, çalışan listesinin Excel'den içe aktarılması.
• Ek modüller: İşten çıkış (SGK çıkış kodu, kıdem, ihbar ve kullanılmamış izin için tahmini hesap), icra takibi, zimmet, masraf, işe alım ve aday takibi.
• Fiyatlandırma: Ücretsiz paket (10 çalışana kadar), Temel 59 TL, Profesyonel 119 TL, Kurumsal 179 TL; çalışan başı aylık, KDV hariç. Ücretli paketler 14 gün ücretsiz denenebilir.
• Uygun olmadığı durumlar: Turnike entegrasyonu, parmak izi veya yüz tanıma, GPS konum takibi, e-Bildirge'ye otomatik gönderim, muhasebe programına doğrudan entegrasyon ya da mağazadan indirilen ayrı bir mobil uygulama şartsa Kurumsal İK bu ihtiyaçları karşılamaz. Ayrıntılı vardiya çizelgesi oluşturmak birincil ihtiyacınızsa bu özelliği deneme sırasında ayrıca değerlendirin.

Özelliklerin ayrıntısı için insan kaynakları programı, giriş-çıkışın işleyişi için PDKS programı ve ay sonu hesapları için bordro programı sayfalarımıza göz atabilirsiniz. Şirketinize özel bir sistem gerekiyorsa Demirtaş Sistem'in özel yazılım geliştirme hizmetini de inceleyebilirsiniz.