Şantiye personel takibi, bir inşaat firmasının farklı şantiyelerde çalışan işçi, usta, formen ve teknik personelinin devam, SGK prim günü, ekipman ve ücret kayıtlarını merkezi olarak tutmasıdır. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK, her şantiyeyi ayrı bir şube olarak tanımlar ve şantiye girişine asılan QR kodla giriş-çıkış alır. Günlük ve haftalık ücretli işçilerin prim günü bu kayıtlardan hesaplanır; aylık maaşlı teknik personel aynı panelde yönetilir.
Şantiyelerde personel takibi neden ayrı bir konudur?
İnşaat sektöründe iş gücü hem sayıca hem yer olarak sürekli değişir. Kaba inşaat bitince ekip küçülür, ince işlerde başka ustalar gelir; bir şantiye kapanırken diğeri açılır. Bu hareketlilik personel takibini ofis işlerinden farklı kılar:
- Ekip sürekli değişir: İşçi bir hafta bir şantiyede, sonraki hafta başka bir şantiyede çalışabilir. Kimin hangi şantiyede kaç gün çalıştığı ay sonunda netleşmez.
- Ücret biçimleri karışıktır: Aynı şantiyede günlük ücretli işçiler, haftalık ödenen ekipler ve aylık maaşlı mühendisler birlikte çalışır.
- SGK bildirimi hızlı olmalıdır: İnşaat işyerlerinde işe başlatılan işçi en geç çalışmaya başlatıldığı gün SGK'ya bildirilmelidir. İşe kimin başladığı bilgisi şantiyeden merkeze gecikmeden ulaşmalıdır.
- Puantaj defteri kaybolur: Formenin tuttuğu kâğıt puantaj ıslanır, eksik kalır ya da ay sonunda okunamaz hâle gelir.
- Ekipman dağılır: Baret, emniyet kemeri, el aletleri ve anahtarlar işçilere teslim edilir; iadenin takibi zordur.
Kurumsal İK şantiyede nasıl çalışır?
Her şantiye bir şube, her şube bir QR kod
Yeni bir şantiye açıldığında panelde şube olarak tanımlanır ve QR kodu yazdırılıp konteyner ofisine ya da şantiye girişine asılır. Cihaz, kablolama ya da kurulum gerekmez. QR ile giriş-çıkışın ayrıntıları QR kod ile personel takibi sayfasında anlatılıyor.
Telefonla ya da formen aracılığıyla kayıt
İşçi sabah işe başlarken ve akşam çıkarken QR kodu telefonuyla okutur. Telefonu olmayan ya da internete bağlanamayan işçinin kaydını yetkili bir yönetici panelden girer; bu kayıtlar manuel olarak işaretlenir. Böylece hangi kaydın sahadan, hangisinin elle geldiği ayırt edilir.
Ücret biçimine göre prim günü
Kurumsal İK'da her çalışanın ödeme vadesi (günlük, haftalık, 15 günlük, aylık) ve çalışma tipi (maaşlı, part time) özlük kaydında tutulur. Günlük, haftalık ya da 15 günlük ödenen ve part time çalışanlarda SGK prim günü giriş-çıkış kayıtlarından sayılır. Aylık maaşlı çalışanlarda ay 30 gün kabul edilir; ücretsiz izin, rapor ve devamsızlık günleri düşülür. Ayrıntılar için günlük ve yevmiyeli çalışanlar sayfasına bakabilirsiniz.
Zimmet, avans ve icra takibi
Şantiyede teslim edilen ekipman zimmet olarak kaydedilir. İşçilerin sık başvurduğu avans istekleri telefondan talep olarak gelir ve onay sürecinden geçer. Maaşına haciz gelen çalışanların icra dosyaları da aynı panelde izlenir.
Puantaj, bordro ve bildirge ön hazırlığı
Ay sonunda giriş-çıkış, izin ve tatil kayıtları puantaja dönüşür, bordro hesaplanır ve aylık prim ve hizmet belgesi için Excel ön hazırlığı alınır. Bu dosyada eksik gün sayısı ve nedeni (istirahat, devamsızlık, ücretsiz izin gibi) yer alır; bildirimin kendisi e-Bildirge üzerinden yapılır.
Örnek bir aylık akış
Örnek bir inşaat firmasının iki konut şantiyesinde aynı anda çalıştığını düşünelim:
- Şantiyeler açılır. Her şantiye şube olarak tanımlanır, QR kodlar şantiye ofisine asılır.
- İşe başlayan işçi kaydedilir. Formen yeni işçinin bilgilerini merkeze iletir; özlük kaydı açılır, ödeme vadesi ve çalışma takvimi girilir. SGK işe giriş bildirimi en geç çalışmaya başladığı gün yapılır.
- Günlük kayıt tutulur. İşçiler sabah ve akşam QR kodu okutur; bağlantı sorunu yaşanan günlerde kayıt panelden elle girilir.
- Ekipman teslim edilir. Baret, kemer ve aletler işçinin zimmetine işlenir.
- Ay ortası avans talepleri gelir. Talepler şantiye şefi ve muhasebe onayından geçer.
- Ay sonu kapanır. Puantaj, prim günü ve bordro oluşur; bildirge ön hazırlığı mali müşavire iletilir. Ayrılan işçinin SGK çıkış kodu seçilir ve zimmet iadesi kontrol edilir.
Sorun ve çözüm tablosu
| Şantiyedeki sorun | Kurumsal İK ile yaklaşım |
|---|---|
| Kâğıt puantajın kaybolması ve okunamaması | QR ile kayıt, veriler bulut panelinde |
| Şantiye değiştiren işçinin takibi | Şube ataması güncellenir, kayıtlar şantiyeye göre raporlanır |
| Günlük ve aylık ücretlinin karışması | Ödeme vadesine göre prim günü hesabı |
| Telefonu ya da interneti olmayan işçi | Yönetici girişi, manuel olarak işaretli kayıt |
| Dağılan ekipman | Zimmet kaydı ve ayrılışta iade kontrolü |
| Avans ve haciz takibi | Avans talebi, onay süreci, icra takibi |
| Ay sonu bildirge hazırlığı | Eksik gün nedenli Excel ön hazırlığı |
Kimler için uygun, kimler için değil?
Kurumsal İK; birkaç şantiyede çalışan, puantajı hâlâ kâğıtta ya da Excel'de tutan ve günlük ücretli işçilerin prim gününü doğru hesaplamak isteyen inşaat firmaları ve taşeron ekipler için uygundur. Şantiyede turnike ya da biyometrik geçiş zorunluysa bu donanımın kayıtları Kurumsal İK'ya otomatik aktarılmaz; o durumda Kurumsal İK izin, zimmet, puantaj ve bordro tarafında kullanılabilir. Genel PDKS yaklaşımı için PDKS programı sayfasına bakabilirsiniz.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; özel durumunuz için mali müşavirinize danışın.