İzin takip programı, çalışanların yıllık izin haklarını hesaplayan, izin taleplerini toplayıp onay sürecinden geçiren ve kalan izin bakiyesini güncel tutan yazılımdır. Kâğıt izin formu, e-posta ve Excel tablosu yerine her talep tek bir sistemde açılır, onaylanır ve kayda geçer. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK, yasal yıllık izin hakkını kıdem ve yaşa göre hesaplar, talepleri şirketin tanımladığı onay adımlarına göre yönlendirir ve onaylanan izni puantaja kendiliğinden işler.
Bu sayfa izin yönetiminin üç ayağına odaklanır: izin hakkının hesaplanması, talebin açılması ve onay akışı. İzin mevzuatının ayrıntıları için yıllık izin hakkı rehberimize bakabilirsiniz.
Yıllık izin hakkı nasıl hesaplanır?
Yıllık ücretli izin süresi 4857 sayılı İş Kanunu'nun 53. maddesine göre çalışanın kıdemine bağlıdır. İzne hak kazanmak için deneme süresi dahil en az bir yıl çalışmış olmak gerekir.
| Hizmet süresi | Yasal en az izin |
|---|---|
| 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) | 14 gün |
| 5 yıldan fazla, 15 yıldan az | 20 gün |
| 15 yıl ve fazla | 26 gün |
| 18 yaş ve altı ya da 50 yaş ve üstü çalışanlar | En az 20 gün |
Kurumsal İK bu tabloyu çalışanın işe giriş tarihine ve doğum tarihine göre otomatik uygular. Şirket, kıdem aralıklarına göre yasal sürenin üzerine ek gün tanımlamışsa bu günler de hakka eklenir.
İzin süresi hesaplanırken izin tarihleri arasındaki hafta tatilleri ve resmi tatiller izin gününden sayılmaz. Kurumsal İK, çalışanın çalışma takvimindeki çalışılmayan günleri ve resmi tatilleri düşer; arife gibi yarım günlük tatilleri yarım gün olarak hesaplar. Çalışana özel takvim atanmamışsa şirketin varsayılan takvimi kullanılır. Hak hesabını hızlıca denemek isterseniz kurumsalik.com'daki ücretsiz yıllık izin hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
Elle izin takibi ile izin takip programı karşılaştırması
| Konu | Kâğıt form ve Excel | İzin takip programı (Kurumsal İK) |
|---|---|---|
| İzin hakkı | Her yıl elle hesaplanır | Kıdem ve yaşa göre otomatik |
| Talep | Form doldurma, imzaya götürme | Telefondan talep |
| Onay | Kişiden kişiye dolaşan kâğıt ya da mesaj | Tanımlı adımlar, bildirimle yönlendirme |
| Tatil ve hafta sonu | Elle düşülür, hata payı yüksek | Takvime göre otomatik düşülür |
| Kalan bakiye | Tablodan bakılır, güncel olmayabilir | Çalışan panelinde güncel |
| Puantaja yansıması | Ay sonunda elle işaretlenir | Onaylanan izin puantaja kendiliğinden işler |
| Geçmiş | Dosyalarda aranır | Talep, onay ve ret kayıtlarıyla birlikte saklanır |
Kurumsal İK'da izin talebi ve onay akışı
- İzin türü ve tarih seçilir. Çalışan, çalışan panelinden izin türünü (yıllık, ücretsiz, raporlu ya da haftalık izin) ve tarih aralığını seçerek talep oluşturur. Panel telefona uygulama gibi yüklenebilir.
- Uygun onay süreci belirlenir. Şirket bir talep türü için birden fazla onay süreci tanımlamış olabilir; sistem talebe uyan süreci seçer, uyan yoksa varsayılan süreci kullanır.
- Onaylayıcılar belirlenir. Süreçteki her adım somut kişilere dönüşür: belirli bir kullanıcı, çalışanın departman yöneticisi, şube yöneticisi, şirket sahibi ya da belirli bir yetkiye sahip kullanıcılar. Talep sahibi onaylayıcılar arasından çıkarılır.
- Adım adım onay alınır. Her adım için onaylayıcılardan birinin onayı mı yoksa hepsinin onayı mı gerektiği süreçte tanımlıdır. Sıradaki onaylayıcıya panelde bildirim düşer; adım tamamlandığında talep bir sonraki adıma geçer.
- Sonuç bildirilir. Talep onaylandığında ya da reddedildiğinde çalışan bilgilendirilir. Reddedilen talep kayıtta kalır.
- İzin puantaja ve bakiyeye işlenir. Onaylanan izin günleri puantajda ilgili kodla görünür, devamsızlık sayılmaz; yıllık izin bakiyesi buna göre güncellenir.
Süreç ayarları sonradan değiştirilse bile, açılmış talepler başladıkları sürecin kurallarıyla tamamlanır. Aynı onay altyapısı avans ve fazla mesai talepleri için de kullanılır.
İzin takibi neden önemlidir?
İş Kanunu'na göre yıllık ücretli izin hakkından vazgeçilemez; işveren izni kullandırmakla yükümlüdür. Hangi çalışanın ne kadar izin biriktirdiğini düzenli görmek, izinlerin yıl içine dengeli yayılmasını planlamayı kolaylaştırır. Yıllık izin, kullanılmadıysa iş sözleşmesi sona erdiğinde ücrete dönüşür. Bu yüzden kullanılmamış izin bakiyesinin doğru tutulması, işten çıkış hesabını da doğrudan etkiler. Kurumsal İK, işten çıkış sırasında kullanılmamış izin ücreti için tahmini bir hesap sunar. Ayrıca izin kullanımının kayıt altında olması, olası bir anlaşmazlıkta işverenin elindeki önemli bir belgedir.
İzin takip programı kimler için uygun?
- Vardiyalı ve yoğun çalışan işletmeler: Aynı günlerde birden fazla izin talebinin çakışmasını yönetmek zorunda olan sağlık kuruluşları, üretim ve hizmet işletmeleri.
- Çok şubeli işletmeler: İzin onayının şube yöneticisinde başlayıp merkezde bitmesi gereken perakende ve mağaza zincirleri.
- Kıdemli çalışanı çok olan şirketler: Farklı kıdem bantlarında, farklı izin hakları olan ekipler.
- İK'sı tek kişiden oluşan KOBİ'ler: İzin bakiyesini ve onayları tablo yerine sistemde tutmak isteyenler.
Kimler için uygun olmayabilir?
Yalnızca birkaç çalışanı olan ve izinlerini yılda bir kez topluca kullanan bir işletme için ayrı bir sisteme ihtiyaç olmayabilir. Toplu iş sözleşmesiyle belirlenmiş, kıdem bandı dışındaki koşullara bağlı karmaşık izin kuralları varsa, bu kuralların programda karşılanıp karşılanmadığı deneme süresinde kontrol edilmelidir.
İzin takip programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
- Yasal hak hesabı: Kıdem ve yaş kuralları otomatik uygulanıyor mu, şirkete özel ek gün tanımlanabiliyor mu?
- Takvim duyarlılığı: Hafta tatilleri, resmi tatiller ve yarım gün tatiller izin gününden düşülüyor mu?
- Onay esnekliği: Çok adımlı onay, departman ya da şube yöneticisine yönlendirme ve "biri ya da hepsi" kuralı var mı?
- Bildirim: Onaylayıcı ve çalışan, talebin durumundan haberdar ediliyor mu?
- Puantaj bağlantısı: Onaylanan izin puantaja ve bordroya otomatik yansıyor mu?
- Çalışan erişimi: Çalışan kendi bakiyesini ve talep geçmişini görebiliyor mu?
İzin, puantaj ve bordronun birlikte nasıl çalıştığını görmek için insan kaynakları programı ve puantaj programı sayfalarına göz atabilirsiniz. Kurumsal İK 10 çalışana kadar ücretsizdir; ücretli paketler çalışan başına aylık 59 TL'den başlar (KDV hariç).
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; özel durumunuz için mali müşavirinize danışın.