PDKS programı, çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini kaydeden, devam, devamsızlık, geç kalma ve fazla mesai bilgisini raporlayan yazılımdır. PDKS, "Personel Devam Kontrol Sistemi" anlamına gelir. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK, kart okuyucu ya da parmak izi cihazı almadan kullanılabilen, bulut tabanlı bir PDKS ve insan kaynakları yazılımıdır: sahadaki çalışan şubedeki QR kodu telefonuyla okutur, masa başı çalışanın kaydı çalışma takvimine göre otomatik oluşur.
Bu sayfada PDKS programının ne işe yaradığını, cihazlı ve cihazsız sistemlerin farkını, Kurumsal İK'da giriş-çıkışın adım adım nasıl işlediğini ve hangi işletmeler için uygun olduğunu bulacaksınız.
PDKS programı ne işe yarar?
PDKS'nin temel amacı, "kim, hangi gün, kaç saat çalıştı?" sorusuna tartışmasız bir yanıt vermektir. Bu yanıt üç önemli işin temelidir:
- Puantaj: Ay sonunda her çalışanın çalıştığı gün, izinli olduğu gün ve devamsız olduğu gün sayısı çıkarılır.
- Bordro: Ücret, fazla mesai ve kesintiler puantaja göre hesaplanır; SGK prim günü bu bilgiden gelir.
- Yasal kayıt: Çalışma sürelerinin kayıt altında olması, olası bir anlaşmazlıkta işverenin ve çalışanın elindeki en güçlü belgedir.
Elle tutulan imza çizelgeleri ve Excel tabloları küçük ekiplerde işe yarar; ancak çalışan sayısı ve şube arttıkça hata, eksik kayıt ve ay sonu yükü hızla büyür. PDKS programı bu kayıtları anlık ve merkezi hale getirir.
Cihazlı PDKS ile cihazsız PDKS arasındaki fark
Geleneksel PDKS sistemleri her girişe bir kart okuyucu, parmak izi ya da yüz tanıma cihazı koyar. Cihazsız PDKS ise kaydı çalışanın telefonundan ya da çalışma takviminden alır.
| Özellik | Cihazlı PDKS | Cihazsız PDKS (Kurumsal İK) |
|---|---|---|
| Kurulum | Her şubeye cihaz, kablolama ve kurulum | Şubeye QR kod asılması yeterli |
| Başlangıç maliyeti | Cihaz başına donanım bedeli | Donanım yok; ücretsiz paketle başlanabilir |
| Yeni şube açmak | Yeni cihaz siparişi ve montaj | Panelden yeni şube ve QR kodu oluşturma |
| Arıza ve bakım | Cihaz arızasında kayıt durur | Bakım gerektiren donanım yok |
| Masa başı çalışanlar | Herkes cihaza okutmak zorunda | Çalışma takvimine göre otomatik kayıt |
| Veriye erişim | Çoğunlukla cihazdan aktarım gerekir | Kayıt anında bulut panelinde |
Cihazlı sistemler, turnike gibi fiziksel geçiş kontrolü gereken yerlerde hâlâ anlamlıdır. Amaç yalnızca çalışma süresini doğru kaydetmekse cihazsız PDKS daha hızlı kurulur ve daha az maliyetlidir.
Kurumsal İK'da giriş-çıkış nasıl çalışır?
- Şube ve QR kod oluşturulur. Yönetici panelden şubeyi tanımlar; sistem o şubeye özel bir QR kod üretir. Kod yazdırılıp giriş noktasına asılır.
- Çalışan telefonundan okutur. Sahada ya da şubede çalışan kişi işe geldiğinde ve çıkarken QR kodu telefonuyla okutur. Kurumsal İK paneli telefona uygulama gibi yüklenebilir (PWA), ayrıca bir mağaza uygulaması gerekmez.
- Masa başı çalışanlar için kayıt otomatik oluşur. Ofiste sabit saatle çalışan beyaz yakalı personel için giriş-çıkış, tanımlı çalışma takvimine göre sistem tarafından kaydedilir.
- İzin ve tatiller hesaba katılır. Onaylanmış izinler ve resmi tatiller devamsızlık olarak sayılmaz; kayıt olmayan iş günleri devamsızlık olarak işaretlenir.
- Puantaj ve bordro hazırlanır. Ay sonunda giriş-çıkış, izin ve tatil bilgileri birleşerek puantaj ve SGK prim günü oluşur; bordro bu verilerle hesaplanır.
Kurumsal İK'nın PDKS dışında sundukları
PDKS tek başına bir kayıt aracıdır; değeri, kayıtların diğer İK süreçleriyle bağlanmasından gelir. Kurumsal İK aynı panelde şunları da sunar:
- Özlük dosyası: Kimlik, iletişim, çalışma ve belge bilgileri.
- İzin, avans ve mesai talepleri: Çalışan telefondan talep oluşturur, tanımlı onay süreciyle yöneticiler onaylar.
- Puantaj ve bordro: Brütten nete ve netten brüte bordro hesabı, SGK prim günü ve aylık bildirge için Excel ön hazırlığı.
- İşten çıkış: SGK çıkış kodu ile çıkış kaydı; kıdem, ihbar ve kullanılmamış izin için tahmini hesap.
- Diğer modüller: İcra takibi, zimmet, masraf, işe alım ve aday takibi.
- Yönetim: Çok şubeli yapı, rol ve yetki tanımları, iki adımlı giriş.
PDKS programı kimler için uygun?
- Birden fazla şubesi olan işletmeler: Her şubeye cihaz kurmadan giriş-çıkışı tek panelde toplamak isteyenler.
- Sahada çalışan ekipler: Güvenlik, temizlik, inşaat ve tesis yönetimi gibi çalışanların farklı noktalarda görev yaptığı işler.
- Vardiyalı ve saatlik çalışma: Fazla mesainin doğru hesaplanması gereken üretim, perakende ve hizmet işletmeleri.
- İK'sı küçük şirketler: Ay sonu puantajı ve bordroyu tek kişinin hazırladığı, hatayı azaltmak isteyen ekipler.
Turnike entegrasyonu ya da biyometrik doğrulamanın mevzuat veya güvenlik nedeniyle zorunlu olduğu tesislerde cihazlı bir sistem gerekebilir; bu durumda Kurumsal İK'yı izin, puantaj ve bordro tarafında kullanmak yine mümkündür.
PDKS programı seçerken nelere dikkat edilmeli?
- Kurulum süresi ve donanım ihtiyacı: Ek cihaz gerekip gerekmediği ve yeni şubenin ne kadar sürede eklenebildiği.
- Puantaj ve bordroya bağlantı: Kayıtların ayrı bir programa elle aktarılması mı gerekiyor, yoksa aynı sistemde mi hesaplanıyor?
- İzin ve tatil yönetimi: Onaylı izinlerin ve resmi tatillerin devamsızlıktan otomatik ayrılması.
- Mobil kullanım: Çalışanın talep oluşturabilmesi ve kendi kayıtlarını görebilmesi.
- Fiyatlandırma: Çalışan başına mı, şube başına mı ücretlendirildiği; deneme süresi olup olmadığı.
Kurumsal İK'nın paketleri ücretsiz (10 çalışana kadar), Temel (59 TL), Profesyonel (119 TL) ve Kurumsal (179 TL) olarak çalışan başına aylık fiyatlandırılır; fiyatlara KDV dahil değildir. Tüm ücretli paketler 14 gün ücretsiz denenebilir.
Konuyu daha ayrıntılı öğrenmek için PDKS nedir rehberimize ve QR kodla giriş-çıkışın işleyişini anlatan QR kod ile personel takibi sayfamıza göz atabilirsiniz. Kayıtların ay sonunda nasıl puantaja dönüştüğü puantaj programı sayfasında anlatılıyor.