Temizlik ve tesis yönetimi şirketleri için personel takibi, müşteri binalarına dağılmış temizlik, teknik bakım ve destek personelinin devam, izin, avans ve ekipman kayıtlarının tek merkezde tutulmasıdır. Demirtaş Sistem'in geliştirdiği Kurumsal İK, her müşteri binasını ayrı bir şube olarak tanımlar, personelden QR kodla giriş-çıkış alır ve bu kayıtları puantaj, zimmet ve bordroyla aynı panelde birleştirir.
Temizlik ve tesis yönetiminde personel takibinin zorlukları
Temizlik ve tesis yönetimi şirketlerinde iş, şirketin kendi ofisinde değil; plazalarda, sitelerde, hastanelerde, okullarda ve fabrikalarda yürür. Bir ekip sorumlusu birden fazla binadan sorumludur ve her binada farklı sayıda personel farklı saatlerde çalışır. Bu yapı şu sorunları doğurur:
- Binalara dağılmış ekip: Merkez, hangi personelin hangi binada o gün işe gelip gelmediğini çoğu zaman ancak müşteri şikâyet ettiğinde öğrenir.
- Erken ve geç saatler: Ofis temizliği mesai başlamadan ya da bittikten sonra yapılır. Bu saatlerde çalışanın kaydını tutacak bir yetkili binada bulunmaz.
- Yüksek personel devri: Sektörde işe giriş ve çıkış sıktır. Her yeni personelin özlük bilgisi, her ayrılanın çıkış işlemi zamanında yapılmalıdır.
- Ekipman ve kıyafet: Makineler, anahtar ve giriş kartları, iş kıyafetleri personele teslim edilir; ayrılışta iadenin takibi çoğu zaman bir deftere bağlıdır.
- Avans ve küçük harcamalar: Ay ortası avans istekleri ve personelin yaptığı küçük malzeme harcamaları sözlü takip edildiğinde ay sonunda tutarsızlık çıkar.
Kurumsal İK temizlik ve tesis yönetimi şirketlerine ne sağlar?
Her müşteri binası için QR kod
Müşteri binaları panelde şube olarak açılır; sistem her biri için QR kod üretir. Personel bağlı olduğu binaya atanır ve işe başlarken ve bitirirken kodu telefonuyla okutur. Kurumsal İK paneli telefona uygulama gibi yüklenebilir (PWA); ayrıca kart okuyucu ya da cihaz kurmak gerekmez. Ayrıntılar için QR kod ile personel takibi sayfasına bakabilirsiniz.
Devamsızlığın erken görülmesi
Personel bazında "QR ile" takip seçildiğinde, çalışma takviminde iş günü olan bir günde okutma yoksa o gün devamsız görünür. Onaylı izinler ve resmi tatiller devamsızlıktan otomatik ayrılır. Böylece ekip sorumlusu ay sonunu beklemeden eksik personeli fark eder.
Çalışma takvimleri
Sabah erken, akşam ya da hafta sonu çalışan ekipler için ayrı çalışma takvimleri tanımlanabilir; her gün için başlangıç, bitiş ve mola saatleri girilir. Her personelin tek bir etkin takvimi olur ve puantaj bu takvime göre çalışır.
Zimmet, avans ve masraf
Teslim edilen makine, anahtar, kart ve kıyafet zimmet olarak kaydedilir. Avans talepleri telefondan oluşturulur ve onaydan geçer; personelin yaptığı küçük harcamalar masraf olarak işlenir.
Puantaj, bordro ve işten çıkış
Giriş-çıkış, izin ve tatil bilgileri ay sonunda puantaja ve SGK prim gününe dönüşür; bordro brütten nete ya da netten brüte hesaplanır. Aylık bildirge için Excel ön hazırlığı alınabilir. İşten çıkışta SGK çıkış kodu seçilir; kıdem, ihbar ve kullanılmamış izin için tahmini hesap yapılır.
Örnek bir aylık akış
Örnek bir tesis yönetimi şirketinin üç ofis binasında ve iki konut sitesinde temizlik ekibi çalıştırdığını düşünelim:
- Binalar tanımlanır. Her ofis binası ve site panelde şube olarak açılır; QR kodlar personel giriş noktasına ya da malzeme odasına asılır.
- Takvimler kurulur. Ofis ekipleri için sabah erken başlayan, site ekipleri için hafta sonunu da içeren çalışma takvimleri oluşturulur ve personele atanır.
- Personel ve zimmet kaydedilir. Yeni başlayan personelin özlük bilgisi girilir; teslim edilen kıyafet ve ekipman zimmetine işlenir.
- Gün içinde kayıt oluşur. Personel binaya geldiğinde ve çıkarken kodu okutur; okutmayan personelin günü devamsız görünür, ekip sorumlusu aynı gün nedenini öğrenir.
- Ay ortası talepler yönetilir. Avans ve izin talepleri telefondan gelir, onay sürecinden geçer.
- Ay sonu kapanır. Puantaj ve SGK prim günü oluşur, bordro hesaplanır ve aylık bildirge ön hazırlığı mali müşavirle paylaşılır. Ayrılan personelin zimmet iadesi kontrol edilir.
Sorun ve çözüm tablosu
| Sektördeki sorun | Kurumsal İK ile yaklaşım |
|---|---|
| Binalara dağılmış, görünmeyen ekip | Her bina için QR kod, kayıtlar tek panelde |
| Mesai dışı saatlerde yetkili yokluğu | Personel kendi telefonundan okutur |
| Gelmeyen personelin geç fark edilmesi | QR modunda okutma olmayan iş günü devamsız görünür |
| Farklı saatlerde çalışan ekipler | Ekibe göre ayrı çalışma takvimleri |
| Ekipman ve kart iadesinin takibi | Zimmet kaydı ve ayrılışta kontrol |
| Sözlü avans ve harcama takibi | Avans talebi, onay süreci ve masraf kaydı |
| Sık işe giriş ve çıkış | Özlük dosyası, SGK çıkış kodu, tahmini kıdem/ihbar |
Excel'den Kurumsal İK'ya geçiş
Pek çok temizlik şirketi personel listesini ve puantajı Excel'de tutar. Excel küçük bir ekipte işe yarar; ancak bina ve personel sayısı arttıkça dosyalar çoğalır, formüller bozulur ve kimin hangi sürümü güncellediği belirsizleşir. Excel ile puantaj tutmanın inceliklerini puantaj nasıl tutulur rehberimizde anlattık. Kurumsal İK'ya geçişte en kolay başlangıç, önce tek bir binayı QR ile takibe almak, bir ay sonra diğer binaları eklemektir.
Turnike ya da biyometrik geçiş müşteri binasında zaten varsa, o sistemin kayıtları Kurumsal İK'ya otomatik aktarılmaz; bu durumda Kurumsal İK'yı izin, zimmet, puantaj ve bordro tarafında kullanmak yine mümkündür. Genel personel takibi için personel takip programı sayfasına da göz atabilirsiniz.